Super User

Super User

                                                                                                  Tema :

MEMBANGUN   PERFORMANCE EXCELLENCE UNIVERSITY 

  UNTUK MENINGKATKAN DAYA SAING DI ERA PASAR BEBAS REGIONAL DAN GLOBAL    

 Sub Tema : 

Penerapan Baldrige Excellence Framework untuk menjamin Tercapainya Peringkat

Akreditasi A dan Daya Saing Institusi Perguruan Tinggi“

 

 

Latar belakang

Era Pasar Bebas membutuhkan SDM yang berkualitas dan berdaya saing. Hal ini mengharuskan Perguruan tinggi memperbaiki kinerja dan daya saingnya . Menurut   World class rank saat ini Perguruan Tinggi di Indonesia berada dilevel yang relatif lebih rendah dibandingkan Perguruan Tinggi di negara Asean lainnya. Pemerintah telah berusaha meningkatkan kualitas Perguruan Tinggi dengan mewajibkan semua Institusi Perguruan Tinggi memenuhi persyaratan akreditasi yang dilakukan oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi. Hasil akreditasi institusi menunjukan masih sangat sedikit jumlah Perguruan Tinggi yang memperoleh peringkat nilai A.   

 

Kerangka kerja Ekselen Baldrige (Baldrige Excellence Framework)  sektor Pendidikan

Baldrige Excellence Framework sektor Pendidikan merupakan  alat diagnosa komprehensif untuk mengetahui tingkat ekselen  Perguruan Tinggi dan merupakan kerangka kerja  yang telah terbukti mampu meningkatkan keseluruhan kinerja Perguruan Tinggi. Tingkat ekselen organisasi dinilai  dari “Proses“ dan “Hasil”  perguruan tinggi melalui proses asesmen. Penilaian meliputi 7 katagori yaitu: Leadership, Strategy, Customers, Workforce, Measurement & Analysis and Knowledge Management, Operations dan Results. Hasil asesmen berupa Feedback Report  menunjukan Kekuatan (strength) organisasi dan Peluang perbaikan ( Opportunity For Improvement) serta Score yang menunjukan Tingkat Ekselen organisasi.  Feedback report  ini merupakan petunjuk bagi Pimpinan perguruan tinggi untuk memperbaiki keseluruhan kinerja menuju Perguruan Tinggi yang ekselen dan berdaya saing tinggi. Baldrige Excellence Frameworkdapat di integrasikan dengan Sistem Manajemen kinerja lainnya (ISO 9000, Balance Score Card, QS Star, Webometrics, dll) yang telah diterapkan di Perguruan Tinggi, dengan  penerapan Baldrige Excellence Framework ini justru Pimpinan perguruan tinggi dapat memotret seberapa efektif inisiatif manajemen yang telah digunakan membuat kinerja menjadi lebih baik. Methode ini telah diadopsi dan digunakan di 76 negara  diseluruh dunia, diciptakan dan dikelola oleh National Institute of Standars & Technology, United Department of Commerce, USA.

 

Indonesian Quality Award Foundation ( IQAF).

  1. Didirikan dengan maksud dan tujuan  membangun daya saing global organisasi milik negara maupun  swasta di Indonesia dengan menggunakan Baldrige Excellence Framework. Untuk maksud dan tujuan tersebut IQA Foundation memberikan penghargaan IQA Award setiap tahun kepada organisasi / perusahaan yang telah menerapkan Baldrige Excellence Frameworksetelah melalui proses asesmen.  IQA Foundation merupakan satu-satunya organisasi di Indonesia yang diberikan lisensi oleh National Institute of Standars and Technology, USA untuk menterjemahkan dan menyebarluaskan Kerangka Kinerja Ekselen Baldrige dalam Bahasa Indonesia. IQA Foundation menyelenggarakan seminar, pelatihan, konseling dan fasiltator untuk menyebarluaskan penerapan Baldrige Excellence Frameworkdiseluruh organisasi yang meliputi Perguruan Tinggi, Badan Usaha Milik Negara dan Swasta, Pemerintahan, organisasi non profit dan Kesehatan / Rumah sakit.

 

ALAMAT & CONTACT PERSON IQA Foundation :

Jl. Radio IV No.5, Keramat Pela, Kebayoran Baru, Jakarta Selatan 12130

  1. Telp.       :  021-7264280, 021-72780216,021-7264135, 0811-938453 Tumpal Siregar-Direktur Eksekutif

   0812-1034451 Priyadi-Ketua Bid. Pendidikan, 0817-818257 Lina Herlina-Sekretaris

  1. Fax.         :  021–7263102, 021-72780215
  2. Email       :This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. ,  web www.iqaf.org
 

 

Hotel Ambhara

Jl. Iskandarsyah No1 , Blok M, Jakarta Selatan

Jakarta, Kamis 26 Mei 2016

 

AGENDA :

Jam

Materi

Keterangan

07.30-08.00

 

Registrasi

 

Panitia IQA Foundation

08.00-08.10

 

Pembukaan & Pembacaan Doa

 

MC &  Priyadi

08.10-08.30

Sambutan Ketua Dewan Pembina IQAF :

 

 Topik : “Membangun Kinerja Ekselen Perguruan Tinggi untuk Meningkatkan Daya Saing Perguruan Tinggi di Era Pasar Bebas Regional & Gobal”.

Bacelius Ruru SH. LLM – Ketua Dewan Pembina IQAF

08.30-09.15

Keynote Speech  :

“Upaya Pemerintah Meningkatkan Kualitas Perguruan Tinggi melalui Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi “

Prof drh Aris Junaidi PhD,Direktur Penjaminan Mutu, Dirjen Pembelajaran & Kemahasiswaan , Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi.

09.15-09.30

Coffee Break

09.30- 10.15

Pembicara 1 :

Topik : “Upaya Institusi Perguruan Tingi untuk Mencapai Akreditasi Peringkat A

Koordinator KOPERTIS Wilayah III DKI, Dr Ir Illah Sailah, MS

 

10.15–11.15

Pembicara 2 :

Topik :  Baldrige Excellence Framework

Untuk Menjamin Pencapaian Akreditasi Peringkat A  dan Daya Saing Institusi Perguruan Tinggi.

Tumpal Siregar, MBA-Direktur Eksekutif IQAF

 

11.15- 11.45

Pembicara 3 :

Topik : “ Sharing On Excellence BINUS University Meningkatkan Kinerja dan Daya Saing melalui Penerapan Baldrige Excellene Framework” 

Prof Harjanto Prabowo –

Rektor BINUS University

11.45 -12.15

Diskusi & Tanya jawab

Moderator

12.15-12.30

Closing Remark & Penutupan.

dr. Orie Andari, MBA-Ketua Umum IQAF

 

Memahami :

 

                          Key Themes - Key Factors - Criteria Respond           

                                               

Setiap organisasi yang di asses oleh IQAF Examiner menggunakan kriteria "Baldridge Excellence Framework", akan mendapatkan Dokumen  Feedback Report. Dokumen ini  terdiri dari tiga topik utama, yakni : Key Themes - Key Factors dan Criteria Respond.

Mudah-mudahan dengan penjelasan singkat dibawah ini, akan  dapat memberikan nuansa baru  bagi  pimpinan perusahaan / organisasi bahwa sebenarnya ada cara yang lebih  effisien dalam meningkatkan atau memperbaiki kinerja organisasi, yakni dengan menerapkan Baldridge Excellence Framework.

Sudah ribuan organisasi /perusahaan di Amerika Serikat  menjadi perusahaan yang berdaya saing tinggi  (visit www blogrige usa) dan puluhan Perusahaan di Indonesia yang mencapai level "Good Performance" bahkan beberapa perusahaan sudah mencapai level "Emerging Industri Leader" dengan mengimplementasikan Baldridge Excellence Framework Criteria ini .

 

1. Key Themes / Executive Summary, merupakan ringkasan hasil assesmen yang dilakukan team Examiner yang perlu diangkat kepermukaan dan menjadi perhatian utama para pimpinan perusahaan  karena berpengaruh besar terhadap keberlanjutan keberhasilan perusahaan kedepan. Key Themes disajikan oleh team examiner atas dasar  hasil assesment terhadap keseluruhan proses-proses yang ada di organisasi dan menemukan hal-hal yang menjadi  Kekuatan- Kekuatan Utama yang perlu dijadikan perhatian utama, karena  dalam Kekuatan- Kekuatan tersebut  juga ada tersirat ancaman- ancaman.Kekuatan-kekuatan dan ancaman- ancaman ini yang diexplore oleh team examiner dalam bentuk pernyataan- pernyataan yang dikenal sebagai Opportunities  for Improvement atau OFI-OFI didalam dokumen Feedback Report.

 

2.Key Factors, adalah faktor-faktor penting yang mempengaruhi keberhasilan organisasi dalam operasional sehari-hari . Kegunaanya adalah untuk memudahkan manajemen dalam mengelola jalannya roda organisasi, karenanya, menemukan/ mengenali key factors yang ada di organisasi menjadi sangat fundamental dan penting.

Adapun cara,  untuk menemukan  Key Factor   adalah  dengan merujuk pada respon aplikan terhadap requirement/ persyaratan pada Organisasi Profile (OP) di Dokumen Aplikasi yang disusun oleh Aplikan.

(OP itu adalah gambaran singkat (snaps shot) organisasi anda, hal- hal penting yang berpengaruh pada bagaimana organisasi dioperasikan, dan  lingkungan kompetitif anda.  OP juga titik awal yang paling penting untuk self asesment dan untuk penulisan Dokumen Aplikasi (DA).

Dalam praktek awarding, key factors disusun  dalam lembaran kertas kerja. Key Factors ini dijadikan   bagian dari isi  Feedback Report Dokumen yang tentu dapat dijadikan  pegangan oleh Pimpinan perusahaan dalam mengefisiensikan kerja dalam menjalankan tugasnya.

Dalam praktek  assesmen,  key factors dijadikan salah satu pegangan atau alat oleh para Examiner sewaktu on desk dan site visit assemen yakni untuk menelusuri sendi-sendi  setiap porses-proses dan result organisas dalam  melakukan  klarifikasi dan verifikasi data dan informasi yang disajikan oleh aplikan dalam  Dokumen Aplikasi.

Dalam praktek operasi harian management, key factors yg tersusun  secara sistimatis adalah sebagai peta dan penunjuk jalan, sehingga  memudahkan para pimpinan dalam melaksanakan tugas nya dan akan terhindarkan dari kehilangan waktu dan  ketergantungan pihak  lain, terutama dalam situasi yang kritis, dimana waktu adalah uang (the more delay the more lost or damage will be  happend) maka dengan mengetahui key factors secara akurat maka terhindar dari hal-hal yang sepele atau seperti salah "alamat/topik",  "diagnosa" dll.

3. Creteria Respond, adalah uraian pernyataan atau komment tentang Strength dan OFI-OFI pada  ke 7 (tujuh) kategori,  yang disimpulkan oleh team examiner baik hasil dari ondesk dan   site visit assesment. Adapun pemberian score dilakukan merujuk pada scoring guideline yang telah dirumuskan dalam buku Baldridge Excellence Framework.  Adapun  pencapaian Level/Band dan score  aplikan adalah merupakan  konsekwensi  dari pada kualitas performance aplikan.

Isi dari ke 3 topik diatas haruslah didapatkan melaui proses Assesment. Assesment adalah memotret kinerja perusaaan melalui penilaian kualitas kesistiman (System and proses) dan kualitas hasil-hasil (results) dilihat dari sudut pandang Keselarasan (alignment) dan Keterpaduan (integration) melalui sintesa secara menyeluruh ( holistic ).  Dengan demikian  hasil assesment sangat komprehensif karena  menyentuh seluruh aspek aspek atau syaraf-syaraf organisasi .

Adapun Data dan Informasi berasal dari dua sumber yaitu Dokumen Aplikasi (DA) dan informasi hasil klarifikasi dan validasi pada saat side visit.

 

Assesment adalah, menilai kualitas Proses dan Result.

 1. Kualitas Proses dinilai berdasarkan dimensi Pendekatan, Penyebaran, Pembelajaran dan Integrasi mengelola organisasi dengan mempertimbangkan sbb :
  • Seberapa sistimatik pendekatan atau metode yang dibangun.
  • Seberapa besar pengaruh metode diperbaaiki agar tetap selaras dengan kebijakan dan operasional.
  • Seberapa kuat pendekatan yang diperbaiki terjadi sinerji di semua jajaran Departemen/Bagian dan personal sesuai kebutuhan organisasi

 

  2. Kualitas Hasil dinilai berdasarkan dimensi Level, Trend/Pencapaian , Comparation/Pembandingan dan Integrasi,  performansi yang dihasilkan sebagai dampak dari kualitas Proses yaitu :

  • Seberapa tinggi kecenderungan Hasil memenuhi misi organisasi.
  • Sebarapa unggul dibandingkan pesaing , benchmark yang relevan atau organisasi  yang sejenis.
  • Seberapa luas dan dalam indikator- indikator yang dilaporkan.

 

Mudah- mudahan tulisan ini akan membuka cakrawala para pembaca dalam memahami apa dan bagaimana Baldridge Excelllence Framework Criteria menuntun organisasi bekerja menjadi sistimatis terukur daneffisien.

jakarta maret 24- 2016 fts.   Sumber : Tumpal Siregar - Winartha .   di copy dari www.iqaf.org

 

 

 

PROFIL ORGANISASI

Profil Organisasi adalah titik awal yang paling penting untuk self assessment dan penulisan dokumen aplikasi. Hal ini sangat penting dan kritikal dengan alasan sebagai berikut :

  • Membantu anda dalam mengidentifikasi kesenjangan informasi dan fokus pada persyaratan kinerja penting dan hasil.
  • Anda dapat menggunakannya untuk self assessment. Jika anda menemukan topik-topik judul yang konflik, sedikit atau tidak mendapatkan informasi, berdasarkan topik-topik tersebut anda dapat menyusun rencana tindakan.
  • Profil organisasi menetapkan konteks dari respon anda terhadap persyaratan-persyaratan pada Kategori 1 sampai dengan 7

P1. Pengantar : Profil Organisasi

Profil organisasi adalah gambaran singkat organisasi Anda, pengaruh-pengaruh utama tentang bagaimana anda menjalankan dan bagaimana anda mengatasi tantangan-tantangan.

Deskripsi organisasi: Apa saja karakteristik penting organisasi Anda?

Uraikan lingkungan operasi dan hubungan penting organisasi anda dengan pelanggan, pemasok, mitra dan para stakeholder.

Dalam respon anda, jawablah pertanyaan-pertanyaan :

a. Lingkungan organisasi

(1) Produk-produk yang ditawarkan. Apa saja produk utama yang anda tawarkan (lihat catatan di halaman berikut)?. Apa arti penting dari masing-masing produk tersebut terhadap keberhasilan organisasi anda? Mekanisme apa saja yang digunakan untuk menyampaikan produk tersebut?

(2) Visi dan Misi. Apa pernyataan TUJUAN, VISI, TATA NILAI dan MISI anda?. Apa saja kompetensi inti organisasi anda dan apa hubungannya dengan misi organisasi anda.?

(3) Profil TENAGA KERJA. Seperti apa profil TENAGA KERJA anda? Apa saja kelompok dan segmen TENAGA KERJA atau pegawai anda? Apa persyaratan pendidikan untuk kelompok dan segmen yang berbeda?. Apa saja elemen-elemen penting yang merekatkan tenaga kerja pada pencapaian Misi dan Visi organisasi anda? Apa keragaman TENAGA KERJA dan keragaman pekerjaan anda?. Apa serikat pekerja di organisasi anda? Apa saja persyaratan khusus kesehatan dan keselamatan di organisasi anda?

(4) Aset. Apa saja fasilitas, teknologi dan perangkat utama anda?

(5) Persyaratan Regulasi. Apa Lingkungan regulasi yang mengatur bagaimana anda beroperasi?. Apa saja ketentuan kesehatan dan keselamatan kerja yang diberlakukan; persyaratan akreditasi, sertifikasi, atau registrasi; standar industri; dan peraturan lingkungan, keuangan dan produk?

b. Tata-hubungan organisasi

(1) Struktur Organisasi. Seperti apa struktur organisasi dan sistem tata kelola organisasi anda?. Seperti apa hubungan pelaporan di antara dewan tata kelola (Dewan Direksi dan Dewan Komisaris), Pimpinan Senior, dan organisasi induk, sesuai keperluannya?

(2) Pelanggan dan Stakeholder. Seperti apa segmen pasar, kelompok pelanggan, dan kelompok stakeholders anda?. Apa saja persyaratan dan harapan mereka terhadap produk, layanan pendukung pelanggan dan operasi anda? Apa saja perbedaan persyaratan dan harapan tersebut di antara segmen pasar, kelompok pelanggan dan kelompok stakeholders?

(3) Pemasok dan Mitra. Apa saja jenis pemasok, mitra, dan kolaborator anda? Peran apa saja yang mereka mainkan dalam SISTEM KERJA, khususnya dalam hal produksi dan penyampaian produk dan layanan pendukung pelanggan anda? Peran apa yang mereka mainkan dalam peningkatan daya saing anda? Apa saja mekanisme utama anda untuk berkomunikasi dengan pemasok, mitra dan kolaborator tersebut anda? Bila ada, apa peran mereka dalam kontribusi dan implementasi INOVASI dalam organisasi anda? Apa saja persyaratan utama rantai suplai anda?

P2. Situasi Organisasi: Seperti apa situasi strategis organisasi Anda?

Uraikan lingkungan kompetitif organisasi anda, tantangan dan keunggulan (advantage) strategis, dan sistem perbaikan kinerja anda.

Dalam respons anda, jawab pertanyaan-pertanyaan berikut:

a. Lingkungan Persaingan

(1) Posisi Persaingan. Seperti apa posisi persaingan anda?. Berapa besaran relatif dan pertumbuhan anda dalam industri atau pasar yang anda layani?. Berapa banyak dan seperti apa tipe pesaing anda?

(2) Perubahan Daya Saing. Apa perubahan pokok yang jika terjadi dapat mempengaruhi situasi persaingan anda, termasuk perubahan yang menciptakan peluang untuk berinovasi dan berkolaborasi menurut kesesuaiannya?

(3) Data Perbandingan. Apa sumber utama data perbandingan dan data persaingan yang tersedia dari dalam industri anda?. Apa sumber utama data perbandingan yang tersedia dari luar industri anda?. Jika ada, apa keterbatasan yang mempengaruhi kemampuan anda untuk mendapatkan atau menggunakan data tersebut?.

b. Konteks Strategis

Apa tantangan strategis dan keunggulan (advantage) strategis anda di bidang- bidang bisnis, operasi, tanggung jawab sosietal dan TENAGA KERJA?.

c. Sistem Perbaikan Kinerja

Apa saja elemen-elemen penting sistem peningkatan kinerja anda, termasuk proses-proses evaluasi dan perbaikan dari proyek - proyek dan proses-proses organisasional utama anda?.


Catatan

P1a(1)  "Produk yang ditawarkan” dan “produk” adalah barangbarang dan jasa yang ditawarkan ke pasar. Mekanisme untuk penyampaian produk kepelanggan pengguna akhir mungkin langsung atau tidak langsung melalui dealer, distributor, kolaborator atau mitra penyalur. Untuk organisasi nirlaba, produk yang ditawarkan bisa berupa program, proyek atau jasa/ layanan.

P1a(2)  ”Kompetensi Inti” adalah bidang keahlian organisasi anda yang paling dikuasai. Kompetensi inti tersebut merupakan kemampuan yang secara strategis sangat penting yang merupakan titik sentral kekuatan untuk pemenuhan misi atau menyediakan kesempatan berpeluang di pasar atau lingkungan pelayanan. Kerap kali Kompetensi inti merupakan tantangan bagi pesaing atau pemasok dan mitra untuk ditiru. Kompetensi inti juga memberikan perlindungan dalam keunggulan bersaing.

P1a(3)  Kelompok dan segmen pegawai dapat didasarkan pada tipe ketenagakerjaan atau hubungan pelaporan kontrak, lokasi, alih tugas, lingkungan kerja, kebijakan famili – pertemanan, atau faktor lain. Organisasi yang mengandalkan tena- ga relawan harus termasuk ikut diper- timbangkan dalam keTENAGA KERJAannnya

P1a(5)  Standar industri bisa termasuk kode etik internasional dan pedoman kebijakan. Di dalam Kriteria kata industri merujuk pada sektor apa yang dikerjakan oleh organisasi anda. Untuk organisasi non profit, sektor ini bisa organisasi amal, asosiasi dan masyarakat profesional, keagamaan, pemerintahan, atau sub sektor dari kesemuanya. Tergantung dimana organisasi anda beroperasi, peraturan lingkungan hidup mungkin termasuk rumah hijau, gas emisi, regulasi karbon atau perdagangan dan efisiensi enersi.

P1b(1)  Untuk organisasi non profit, tata kelola dan laporan
pertanggung jawaban bisa memasukkan pertanggung
jawaban kepadapenyandang dana seperti pemberi
pinjaman atau yayasan

P1b(2)  Pelanggan termasuk pengguna dan calon potensial pengguna produk anda. Pada beberapa Organisasi nirlaba, pelanggan bisa anggota, pembayar pajak, warga, penerima, klien, dan mereka yang memperoleh manfaat. Segmen pasar bisa mengacu kepada para konstituen

P1b(2)  Kelompok Pelanggan bisa saja didasarkan pada kesamaan harapan, perilaku, preferensi atau profil. Didalam satu kelompok mungkin bisa terdapat segmen pelanggan yang didasarkan pada perbedaan dan kesamaan yang ada didalam kelompok tersebut. Pasar anda bisa dibagi dalam segmen pasar berdasarkan lini produk atau fitur, jalur distribusi, volume bisnis, geografi, atau faktor lainnya yang digunakan oleh organisasi untuk mendefinisikan karakteristik pasar terkait.

P1b(2)  Persyaratan Kelompok pelanggan dan segmen pasar dapat berupa pengiriman tepat waktu, tingkat kerusakan yang rendah, keselamatan, keamanan, potongan harga, pendayagunaan teknologi, cepat tanggap, pelayanan purna jual dan ragam bahasa pelayanan. Persyaratan kelompok stakeholder dapat termasuk perilaku tanggung jawab sosial dan pelayanan masyarakat. Untuk beberapa organisasi nirlaba, persyaratan bisa termasuk pengurangan biaya administrasi, layanan di rumah, respons yang cepat dalam keadaan darurat.

P1b(3)  Mekanisme komunikasi harus dua arah dan dalam bahasa yang dapat dimengerti, dan dapat dilakukan: secara pribadi/ tatap muka, melalui e-mail, Web-based, atau telepon. Untuk beberapa organisasi, mekanisme ini bisa berubah sesuai perubahan persyaratan pasar, pelanggan, atau stakeholder.

  1. P2   “Advantage” adalah: suatu “keunggulan” karena memiliki suatu keadaan/ kondisi, yang dapat “memberi atau menciptakan suatu kesempatan untuk mendapatkan keuntungan”.
  2. P2a  Seperti organisasi bisnis, Organisasi non profit seringkali berada dalam lingkungan yang sangat kompetitif; mereka seringkali harus bersaing dengan organisasi lain dan alternatif sumberdaya layanan yang sejenis untuk mengamankan sumberdaya financial, relawan, keanggotaan, untuk mendapat pandangan memadai komunitas dan mendapat perhatian media.
  3. P2b  Tantangan dan keunggulan strategis bisa berkaitan dengan teknologi, produk, operasi, kemampuan induk organisasi, pelanggan, pasar, globalisasi, perubahan iklim, value chain dan manusia. Keunggulan strategis dapat termasuk pembeda seperti: Nilai Kepemimpinan, rancangan layanan, kedekatan geografis, aksesibilitas dan opsi jaminan & produk. Untuk beberapa organisasi nirlaba, pembeda bisa berupa hubungan pengaruh dengan pembuat keputusan, rasio biaya administrasi dengan kontribusi program, reputasi atas program atau penyampaian layanan, dan waktu tunggu layanan.
  4. P2b  Pada kriteria ini, yang dimaksud dengan “bisnis” merujuk pada area/ kegiatan utama pada misi suatu organisasi, baik nirlaba atau aktivitas enterprise.
  5. P2c  Sistem skoring Baldrige (halaman 28) menggunakan sistem perbaikan kinerja melalui pembelajaran dan integrasi sebagai suatu dimensi asesmen terhadap kematangan pendekatan dan implementasinya. Pertanyaan ini sangat erat dengan konteks perbaikan kinerja secara keseluruhan. Pendekatan yang anda gunakan harus ada hubungannya dengan kebutuhan organisasi anda. Pendekatan-pendekatan yang kompatibel dengan sistemsitem yang tersedia dalam kerangka Baldrige bisa saja termasuk implementasi Lean Enterprise System, aplikasi metodologi Six Sigma, menggunakan metoda Plan Do Check Action (PDCA), penggunaanStandard Organisation (ISO, 9000, 14000), atau ilmu pengetahuan yang telah diputuskan atau tools perbaikan yang digunakan lainnya.
Tuesday, 26 January 2016 13:38

Feedback Report - Umpan Balik

Feedback Report

by Tumpal Siregar

Feedback Report - Umpan Balik merupakan kumpulan pernyataan tentang kematangan "proses dan performansi Hasil aplikan berdasarkan informasi yang dikumpulkan oleh tim Examiner IQA Foundation selama 7 hari pada waktu side visit.

 

Pernyataan-pernyataan dalam Umpan Balik ini menggambarkan kualitas proses dan kualitas hasil dari diagnosis dan sintesis terhadap infomasi holistik kondisi aplikan yang dikumpulkan selama site visit  dan dikelompokan menurut urutan kategori Balridge Excellence Framework dalam menyikapi gagasan strategi dan rencana kerja aplikan untuk mencapai tujuan organisasi . Data dan informasi berasal dari dua sumber yaitu DA dan informasi hasil klarifikasi dan verifikasi pada saat site visit.

Adapun Data dan Informasi berasal dari dua sumber yaitu Dokumen Aplikasi (DA) dan informasi hasil klarifikasi dan validasi pada saat side visit.

Diagnosis dan sintesis dilakukan berdasarkan dua (2) sudut pandang yaitu penilaian kualitas proses dan penilaian kualitas hasil berdasarkan Baldridge Excellence Framework, yaitu :

1. Kualitas Proses dinilai berdasarkan dimensi Pendekatan, Penyebaran, Pembelajaran dan Integrasi mengelola organisasi dengan mempertimbangkan sbb :

  • Seberapa sistimatik pendekatan atau metode yang dibangun.
  • Seberapa besar pengaruh metode diperbaaiki agar tetap selaras dengan kebijakan dan operasional.
  • Seberapa kuat pendekatan yang diperbaiki terjadi sinerji di semua jajaran Departemen/Bagian dan personal sesuai kebutuhan organisasi.

 

2. Kualitas Hasil dinilai berdasarkan dimensi Level, Trend/Pencapaian , Comparation/Pembandingan dan Integrasi,  performansi yang dihasilkan sebagai dampak dari kualitas Proses yaitu :

  • Seberapa tinggi kecenderungan Hasil memenuhi misi organisasi.
  • Sebarapa unggul dibandingkan pesaing , Benchmark yang relevan atau organisasi  yang sejenis.
  • Seberapa luas dan dalam indikator- indikator yang dilaporkan. 

 

Adapun susunan Dokumen Feedback Report terdiri dari tiga bagian penting, yakni :

a. Key Themes b. Key Factors dan c.Criteria Respond.

Feedback Report / Umpan Balik dapat dijadikan dasar aplikan untuk melakukan perbaikan kinerja organisasi karena dalam Feedback Report Dokumen ini berisi tentang pernyataan- pernyataan yang mengomentari tentang Kekuatan/ Strength  dan pernyataan- pernyataan  tentang Peluang Perbaikan atau Opportunities for Improvement (OFI) yang bila ditindak lanjuti akan meningkatkan kinerja Aplikan. 

Jakarta jan 2016.- fts

 

 

Membangun kinerja ekselen, perrsoalannya,  adalah terletak pada niat atau kemauan saja. Adapun hal yang perlu dilakukan adalah mempersiapkan DA atau Dokumen Aplikasi saja, dan ikut dalam   Ajang Awarding Indonesian Quality Award . Kenapa ikut dalam ajang Indonesia Quality Award? karena ada banyak kelebihan dan manfaat dari pada melalakukan "self assement". 

 

Berikut Inii dua pertanyaan  untuk Anda pertimbangkan mengapa  Anda ikut dalam Ajang Indonesia Quality Award  :

1. Apakah Anda ingin melakukan penyelarasan sistem kerja organisasi dan Sumber  Daya Manusia (SDM) untuk mencapai Visi Misi dan tujuan perusahaan?

2. Apakah Anda ingin membawa perusahaan tidak hanya baik tapi ekselen, sehingga sanggup bersaing dan menjadi perusahaan berkelas dunia?

Bila jawabannya "YA" maka langsung aja tulis/susun Dokumen Aplikasi dan ikut ajang IQA Award.

 

Hasil dari IQA Award Anda akan mendapat Score yang gunanya untuk mengetahui posisi perusahaan  dalam tingkat dunia dan  Feedback Report.

Feedback Report  adalah dokumen hasil assement yang isinya  itu  terdiri dari :

  1. Key Factors rincian hal-hal pentingyang diungkap secara sistimatis dan dan ringkas.
  2. Key Themes yaitu tema-tema besar yang perlu dijadikan fokus perhatian.

 a.The most important strength,

 b. The most significant OFI dan

c. Results.

  1.  Criterical Respond berupa highlight dari hasil assesmnet secara rinci disetiap kategori pada ke 7 kategori isinya adalah pernyataan Strength dan OFI detail per kategori.

 

Gunanya  Feedback Report ini adalah antara lain :

1. Digunakan oleh  para pimpinan perusahaan untuk dapat  melihat  gambaran bagaimana situasi dan kualitas proses-proses yang sedang berjalan dengan  lebih  detail, transparan.

2. Sebagai acuan penting dalam  membuat atau menentukan strategi perbaikan kinerja kedepan ataupun  membuat kebijakan yang akuntabel  didukung oleh data informasi dan hasil analisa yang dalam dan akurat.  Tanpa ini maka akan sulit bagi para pemimpin menentukan dari titik mana perbaikan akan dimulai. 

3. Sebagai pegangan para Pimpinan perusahaan (holding) dalam mengawasi/ monitoring kegiatan  Anak-Anak perusahaan  atau unit- unit usaha yang berada dalam tanggung jawab induk perusahaan tanpa harus membuang waktu untuk rapat-rapat  dan kunjungan. Dengan demikian kerja para pimpinan menjadi lebih ringan dan  hemat waktu , sehingga  dapat mengerjakan  untuk hal-hal lain bagi pengembangan perusahaan atau lainnya sehingga perusahaan akan  terus tumbuh berkembang dan leading di industrinya (Fazwar Bujang mantan Dirut PT Krakatau Steel dalam acara Sharing on Excellence IQAF).

Biaya dan kualitas assesment

"Di Amerika menggunakan jasa konsultan biayanya bisa puluhan ribu dollar.Selain hasilnya tidak se komprehensif bila dilakukan dengan melalui assesment menggunakan cara dan kriteria "Baldridge".   Biasanya  team konsultan akan lebih kecil sedikit dibanding team assesment Malcolm Baldridge National Quality Award MBNQA"; ( Herry Hertz dari artikel Blogrige NIST).

Assesment dilakukan dalam ajang  IQA Award dilakukan oleh  lima examiner dan divalidasi oleh team teknis untuk kemudian  di presentasikan kepada dewan judge sebelum di dijadikan dokumen final. Paling tidak 200 jam tinjaun kerja review dan analisis sewaktu on desk dan lebih dari 200 jam tinjauan kerja sewaktu site visit oleh 5 examiner IQAF dan evalaluasi dari team teknis untuk menghasilkan Dokumen Feedback Report.  Di Amerika dilakukan dengan 6 Examiner dan waktu lebih dari 300 jam tinjauan kerja on desk assesment dan lebih sewaktu site visit.untuk menghasilkan Feedback Report.

Seluruh hasil  assesment oleh team examiner diserahkan  kepada team teknis   untuk sekali lagi direview dan divalidasi dan dipresentasikan dalam Sidang Dewan Judge untuk mendapatkan persetujuan akhir dan hasilnya akan diserahkan  kepada Aplikan/ Peserta  dalam bentuk  Dokumen Feedback Report di acara Penganugerahan IQA Award..

Tahapan ini dilakukan demi menjaga kualitas dan kredibiltas IQAF sebagai institusi penilaian yang mendapatkan pengakuan dari Malcolm Baldridge Quality Award NIST USA untuk menggunakan kriteria " Baldridge Excellence Framework " sebagai  dasar penilaian dalam memberikan Penganugerahan kepada Peserta /Aplikan Indonesian Quality Award.

Sampai saat ini   Feedback Report dan OFI-OFI hasil assement oleh IQA Foundation  terus dijadikan oleh banyak Aplikan untuk  rujukan penting dalam memperbaiki dan meningkatkan kinerja ekselen organisasi, seperti diperlihatkan dalam  testimoni-testimoni video dari PT PJB PT Semen Padang Universitas Bina Nusantara dalam acara Penganugerahan IQA Award 2015.

Adapun manfaat positif lainnya yang didapat oleh peserta IQA Award adalah Image positif dan sekaligus menunjukan bentuk  pertanggung jawaban para pimpinan perusahaan/organisasi  kepada para pemegang saham dan stake holder bahwa pengelolaan perusahaan dilakukan dengan transparan dan mengadopsi suatu sistem penilaian manajemen yang berkelas dunia. Ini dilaksanakan dengan tujuan  menghasilkan kualitas dan  produktifitas optimum dengan demikian  siap untuk memenangkan kompetisi di pasar global dan di Era Masyarakat Ekonomi ASEAN.

Jadi bagi yang belum mengimplementasikan Kerangka Kinerja Ekselen Baldridge ini tunggu apa lagi ?? Nyebur aja, ikut IQA Award !! Menunda "Nyebur" sama juga menunda perbaikan kinerja dengan cara effisien.!!. Sayangkan ?! Selamat Tahun Baru 2016 . Selamat datang era perdagangan bebas Masyarakat Ekonomi ASEAN.-

sumber : IQA Foundation dan Blogrige nist.

jakarta desember 2015  fts.

 

 

Manfaat dan faedah dari penerapan Baldridge Excellence Framework tentu belum dapat dilihat oleh Pimpinan dan jajaran Universitas Islam Bandung  (UNISBA) saat ini, karena secara operasional pengimplementasian "Baldride Excellence Framework baru saja dimulai yaitu dengan keikut sertaan dalam Indonesian Quality Award 2015 ini. Tentu ada proses dan butuh waktu untuk bisa merasakan bagaimana faedah dan manfaat "Baldridge Excellence Framework ini.

Namun ber-kaca pada Organisasi lain yang sudah merasakan bagaimana "Baldridge"  bekerja meningkatkan kinerja, dan melihat bagaimana kinerja organisasi berjalan di Binus saat ini, maka kami optimis kedepan kinerja organisasi UNISBA akan cepat tumbuh, asalkan bisa  konsisten dan persisten dalam menindak lanjuti statement -statement  Opportunity  For Improvement atau OFI-OFI yang ada dalam dokumen  Feedback

Feedback Report adalah rangkuman pernyataan- yang akan menunjukan kekuatan-kekuatan proses dan hasil yang berhasil diungkapkan kepermukaan dengan menggunakan "persyaratan/requirement" yang telah diformulasikan secara sistimatis, masuk kedalam proses -proses dan hasil-hasil yang  dipetakan dalam satu diagram sistem kerja organisasi yang dikenal dengan "Baldridge Framework" yang isinya dibagi dalam 7 katagori dan satu company profile yang timbul dari 11 core value and concept sebagai ingridient-nya.

Adapun untuk mengukur/memotret  kualitas dari proses-proses disetiap- kategori  di ke 7 katagori, maka "Baldride Framework"  ini  dilengkapi dengan 360 pertanyaan yang dibagi kedalam  35 area to Adress dan di bagi dalam 17 kelompok Pokok atau Item sebagai tool-nya  Dengan demikian tidak ada celah satu proses atau result bisa luput dari peng-indera-an kriteria.

Bangunan Baldridge Framework berdiri diatas fondasi yang  ingridient yang sangat subur (11 core value n concept) dan ditata sangat sistimatis dan dilengkapi garis integrasi yang tegas dan jelas.

Hal-hal tersebut diatas inilah yang menjadikan "Baldridge" diakui sebagai metode perbaikan kinerja organisasi yang paling ampuh dan telah membawa  ribuan  organisasi. berhasil menjadi organisasi ekselen kelas dunia ( pernyataan- pernyataan ceo- ceo perusahan  di blogrige nist usa).

Kami yakin pengalaman langsung   dalam   menyiapkan-menulis Dokumen Aplikasi, merasakan dan melihat langsung  proses assesmen, berupa wawancara dan tatap muka  dengan para examiner sewaktu acara site visit. Dan bertemu   aplikan lainnya  yang sudah lebih awal menerapkan "Baldridge", dan melihat testimoni- testimoni dari Universitas Bina Nusantara, PT Semen Padang dan PT Pembangkitan Jawa Bali dalam acara Penganugerahan IQA Award 2015 lalu, maka UNISBA  tidak akan  ragu untuk terus mengimplementasikan "Baldridge" dan menggunakan feeedback report serta menindak lanjuti   OFI-OFI  dalam pembuatan design  peninggkatan- perbaikan kinerja dimasa datang.  Dengan demikian UNISBA terhindar dari praktek atau cara perbaikan kinerja  yang dilakukan dengan coba-coba dan menduga-duga. Dan akan menghemat biaya yang sangat besar, terhindar  dari kehilangan waktu n biaya akibat kegagalan.

Dengan mengikuti IQA Award maka  kinerja organisasi Anda akan langsung di review dan dianalisis paling tidak 200 jam kerja tinjauan  oleh team examiner dan team teknis IQAF (di Amerika 300 jam kerjatinjauan)

hasilnya, aplikan akan  Aplikan  akan menerima  Feedback report yang isinya berupa review  tentang hal-hal paling signifikan, seperti   Kekuatan dan peluang untuk perbaikan berdasarkan gambaran yang luas  dari analisa yang dilaksanakan  oleh satu team penguji/ examiner.

(Bayangkan kalau Anda ingin mendapatkan hal-hal diatas dengan menggunakan konsultan biaya nya akan sangat besar dan belum tentu memberikan tinjauan yang luas dan dalam karena umumnya konsultan bekerja dengan tenaga yang terbatas (blogrige usa) ).

Mudah- mudahan keberadaan UNISBA dalam ajang Indonesian Quality Award akan memberikan motifasi Perguruan Tinggi lainnya untuk mengaplikasikan Baldridge Excellence Framework ini tanpa ragu.

Selamat datang dalam sebuah perjalanan  menunju ke-ekselen-an tingkat Dunia.

Jakata pertengahan Desember 2015. fts.

 

 link :

The “Great Value” of the Baldrige Framework to a University

 

 

Friday, 04 December 2015 16:28

BENCHMARK AWARD 2015

 

 UNIVERSITAS BINA NUSANTARA

Benchmarking adalah istilah yang berkembang sejak tahun 90 han seiring dengan kreteria Baldridge mulai di aplikasikan perusahaan-perusahaan di Amerika. "Benchmarking" ini didorong terus uintuk diaplikasikan oleh Baldridge Performance Excellence Program melalui  cara bahwa Penerima Baldridge Award untuk  membuka dirinya dan berbagi hal- hal yang ekselen  yang mereka miliki kepada organisasi lain.  Maksudnya agar lebih banyak organisasi yang menjadi ekselen dengan lebih cepat lagi. Sesuai dengan filosopi  Baldridge National Development Program  yakni mempercepat orgonisasi- organisasi  di Amerika menjadi berdaya saing kuat atau ekselen.

IQA Foundation yang menyelenggaran Indonesian Quality Award berbasis Baldridge Excellence Framework saat ini meyakini  bahwa Universtas Bina Nusantara yang  hasil score sudah mendekati level Emerging Industri Leader dan atas dasar  temuan dan fakta dilapangan  oleh team Examiner yang hasilnya telah dikaji secara luas dan dalam oleh team teknis beserta Dewan Judge IQA 2015, maka diputuskan  layak untuk mendapatkan penghargaan khusus. 

Dengan penghargaan khusus ini maka akan mendorong BINUS lebih memberikan perhatian khusus dalam hal "berbagi". Berbagi fakta- fakta ke-ekselenan- ke-ekselenan  yang mereka raih dan ciptakan dilapangan kepada organisasi-organisasi lain untuk dijadikan perbandingan dalam usaha mereka  mengejar meningkatkan Daya Saing dan Ke-ekselenan Kinerjanya.

Bagi IQA Foundation sendiri memberikan penghargaan "Benchmark Award for Education Sector" kepada Universitas Bina Nusantara ini adalah merupakan kebanggaan dan sekaligus taruhan kredibiltas. IQA Foundation terus dan selalu berusaha memberikan pandangan terbaiknya untuk mendorong organisasi- organisasi menjadi lebih baik dan lebih baik lagi.  Dan terus menghimbau agar organisasi-organisai tidak ragu mengimplementasikan "Baldridge Excelence Framework" sebagai alat ukur dan alat perbaikan kinerja organisasi. Karena kriteria ini telah terbukti ke-effienan dan keakurasian dan bisa dipertanggung jawabkan  dalam perbaikan dan peningkatan kinerja organisasi,  seperti  yang sudah dialami oleh perusahaan banyak perusahaan- organisasi skala besar dan kecil di Indonesia.  

"Penghargaan"  ini adalah "Penghargaan” yang jujur dari IQA Foundation atas hasil dan pencapaian, karena-nya  mohon juga  di terima sebagai  Tantangan  dan tidak terlena, karena “Baldridge” adalah Continous Improvement untuk meraih apa yang di idamkan yakni Menjadi Organisasi yang Berkelas Dunia. Mudah- mudahan akan tercapai.

Jkt Desember 2015. fts --- Sumber : Seminar Baldridge oleh BUMN Executive Club tahun 2004 Hilton Hotel dan lain-nya

 

 

Page 2 of 6
 

Kontak

Sekretariat IQA Foundation
Jl. Radio IV. No.5, Keramat Pela, Kebayoran Baru
Jakarta Selatan - 12130
Tel: (6221) 7264135, 726 4280,